Nous vous conseillons de lire l’article jusqu’au bout avant de vous lancer, de bien respecter les différentes étapes et les mises en garde. Des tests sont éventuellement possibles au préalable. Voir le FAQ.
Contexte
Fin novembre, 2022 Intuit maison mère de QuickBooks France a annoncé se retirer du marché français. Nous proposons une intégration complète avec un autre logiciel pour les TPE françaises en quête d’une nouvelle solution de comptabilité associée à Erplain, le logiciel français Pennylane.
Nous avons déjà de nombreux clients sur ce logiciel depuis bientôt un an.
Comme avec QuickBooks vos données seront synchronisées entre Erplain et Pennylane. Toute la partie commerciale incluant la gestion des stocks est effectuée dans Erplain, tandis que la comptabilité et la finance sont effectuées dans Pennylane.
À noter qu’en France, la synchronisation entre Erplain et QuickBooks perdurera tant que QuickBooks sera présent sur le marché français, à savoir jusqu’en décembre 2023.
Déconnexion de QuickBooks Online
Pour des raisons techniques, il n'est possible de relier qu'une seule solution de comptabilité sur un même compte Erplain. Il va donc falloir se déconnecter de QuickBooks.
Allez dans le menu "Applications" et cliquez sur le bouton "Configurer QuickBooks", rubrique “Connexion” et cliquez sur “Déconnecter”
Connexion à Pennylane
Allez dans le menu "Applications" et cliquez sur le bouton "Installer Pennylane" Suivez les instructions de Pennylane pour finaliser la connexion. Votre compte Erplain est maintenant connecté à votre compte Pennylane.
Configuration de l'intégration avec Pennylane
Une fois la connexion entre Erplain et Pennylane faite, vous devez régler les paramètres de l'intégration. Allez dans le menu "Applications" et cliquez sur le bouton "Configurer Pennylane"
Les paramètres sont répartis dans plusieurs catégories :
Produits
- Niveau de prix
Plusieurs niveaux de prix peuvent être utilisés sur Erplain. Choisissez le niveau de prix que vous souhaitez synchroniser avec Pennylane :
- Synchronisation des produits
Vous pouvez exporter vos Produits de Erplain vers Pennylane en cliquant sur le bouton "Commencer l'exportation".
À chaque fois que vous envoyez une facture d'Erplain vers Pennylane, le produit sera automatiquement créé dans Pennylane s'il n'est pas déjà synchronisé. Une fois la synchronisation effectuée, chaque modification apportée d'un côté sera automatiquement synchronisée de l'autre côté.
Pour plus d'informations sur la synchronisation des produits dans Pennylane, veuillez consulter cet article.
Clients
Vous pouvez exporter vos clients de Erplain vers Pennylane en cliquant sur le bouton "Commencer l'exportation".
À chaque fois que vous envoyez une facture d'erplain vers Pennylane, le client sera automatiquement créé dans Pennylane s'il n'est pas déjà synchronisé. Une fois la synchronisation effectuée, chaque modification apportée d'un côté sera automatiquement synchronisée de l'autre côté.
Taxes
Dans cette section il faudra lier les taxes déjà créées dans Erplain avec les taxes correspondantes dans Pennylane. À gauche, les taxes Erplain et à droite, les taxes Pennylane :
Différences de l’intégration
Taxes par produit
À la différence de QuickBooks, Pennylane nécessite que chaque produit ait une taxe associée pour qu'il puisse être créé dans Pennylane. Il est donc nécessaire d'ajouter une taxe dans chaque produit dans Erplain pour que les produits puissent se synchroniser avec Pennylane.
Pour ajouter une taxe à vos produits, allez dans le produit, modifiez et sélectionnez une taxe par défaut:
Il est aussi possible de faire une mise à jour de vos produits par feuille de calcul (CSV ou Excel). Merci de trouver les instructions dans cette page: Mettre à jour des données.
Il est conseillé de consulter notre article sur les taxes pour comprendre les taxes par défaut et les priorités: Taxes.
Envoi des ordres d’achats
Pennylane ne permet pas une synchronisation des ordres d'achats automatiquement. Pennylane propose trois solutions afin de récupérer vos factures d'achat: l'envoi d'email, via l'application ou par l'import de fichiers.
Vous trouverez plus de détails sur ces méthodes dans cet article.
Synchronisation des paiements
Les paiements ne sont pas synchronisés de Erplain vers Pennylane. En revanche, Pennylane fera la réconciliation automatiquement à partir de la connexion à votre banque. Une fois la facture payée dans Pennylane, le paiement sera créé automatiquement dans Erplain (la mise à jour se fait toutes les 30 minutes).
Synchronisation des comptes du grand livre
À la différence de QuickBooks, la synchronisation des comptes du grand livre ne se fait pas dans Erplain mais directement depuis Pennylane. Voir notre FAQ pour plus d'informations.
L’équipe d’Erplain se tient à votre disposition pendant cette période de transition.
Pour vous accompagner, nous disposons d’autres articles spécifiques pour bien comprendre et paramétrer notre intégration avec Pennylane.
FAQ / Questions
Dans quel ordre procéder
Votre migration de QuickBooks vers Pennylane s'effectuera en deux étapes.
Vous aurez votre migration comptable à effectuer directement entre QuickBooks et Pennylane. Il faudra exporter depuis QuickBooks un fichier d'écritures comptables .FEC et l'importer dans Pennylane. Vous devrez également configurer vos comptes à cette étape.
Cet article de Pennylane vous indiquera la marche à suivre pour importer un .FEC et configurer vos comptes. Pour tout complément à ce sujet, il faudra solliciter Pennylane directement.
Une fois cette étape réalisée, vous pourrez procéder à la migration des données depuis Erplain vers Pennylane. Nous vous conseillons de supprimer les clients créés par le .FEC dans Pennylane pour ne pas les créer en double lors de l'import des clients de Erplain vers Pennylane.
En reprenant les premières étapes de cet article, la connexion puis la configuration des produits, clients et taxes.
Vous allez exporter vos produits et clients dans votre compte vierge Pennylane.
À partir du moment où la connexion et le paramétrage de l'intégration est faite avec Pennylane les nouvelles factures réalisées dans Erplain seront envoyées vers Pennylane.
Peut-on envoyer toutes nos factures déjà envoyées à QuickBooks vers Pennylane ?
Erplain n'est pas prévu pour transférer tout un historique de transactions (factures) d'un logiciel de comptabilité à un autre. Le fait d’envoyer chaque facture une à une vers Pennylane depuis Erplain va créer des problèmes de synchronisation. Ce scénario est source de conflits et entraînera des effets indésirables sur votre compte, nos équipes techniques ne pourront pas assurer un suivi sur ce sujet.
Nous recommandons de partir d’une nouvelle base dans Pennylane sans envoyer l’historique de factures, uniquement les nouvelles factures.
Comment fonctionne le transfert des nouvelles factures vers Pennylane?
La facture est envoyée à Pennylane exactement comme elle apparaît dans Erplain.
Est-il possible de modifier une facture envoyée à Pennylane ?
Concernant la modification des factures envoyées, cela semble possible dans Pennylane. En revanche, le justificatif de la facture est le PDF envoyé par Erplain. Celui-ci ne s’adaptera pas aux changements effectués.
Les lots sont-ils visibles sur les factures ?
Si les lots sont visibles sur vos PDF Erplain, ils devraient être visibles dans Pennylane.
Synchronisation des comptes du grand livre
À la différence de QuickBooks, la synchronisation des comptes du grand livre ne se fait plus dans Erplain mais directement depuis Pennylane. Vous aurez la possibilité de modifier manuellement le compte de produit rattaché à chaque produit dans Pennylane.
Vous trouverez davantage d'informations sur ce sujet dans cet article de Pennylane.
Tests mise en place
Si nécessaire, vous pouvez ouvrir un nouveau compte d'essai Erplain et de l'intégrer avec un compte d'essai Pennylane, vous pourrez ainsi vous familiariser avec cette nouvelle intégration sur ces comptes “tests” pendant 15 jours avant d’effectuer une transition depuis votre compte Erplain principal.
Où trouver davantage d'informations concernant la migration de QuickBooks vers Pennylane?
Un centre d'aide avec de nombreux articles est disponible directement dans le centre de support de Pennylane.