Le workflow de vente est très flexible sur erplain. Vous pouvez commencer le processus de vente en créant l'un des documents suivants :
1. Devis
2. Bons de commande
3. Factures
Pour plus d'informations, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de vente.
Pour créer une facture, allez dans le Menu Ventes > Factures :
Cliquez ensuite sur "Créer" :
Il est recommandé de commencer par sélectionner le client car erplain affichera automatiquement les valeurs par défaut (adresse, niveau de prix, devise, lieu de stockage,...) de ce client :
Si vous devez créer un nouveau client, cliquez sur le bouton + :
Le numéro du document sera automatiquement renseigné. Vous pouvez laisser la valeur par défaut ou la personnaliser : erplain générera le numéro suivant en utilisant le même format. Par exemple, si vous saisissez "D00-ABC1", le suivant sera "D00-ABC2".
Remplissez les informations dont vous avez besoin pour créer cette transaction:
Le champ Référence externe est généralement utilisé pour le numéro de bon de commande fournisseur, mais peut être utilisé à d'autres fins pour identifier cette transaction.
La saison est une autre façon de catégoriser les transactions, habituellement utilisée pour faire référence à une période.
Le gestionnaire de compte peut être utilisé pour suivre les ventes de votre équipe de vente.
Habituellement utilisé pour les ventes B2C, cochez l'option "Inclure les taxes dans les prix unitaires" si vous souhaitez que les taxes soient incluses dans le prix du produit.
Ajout de produits :
Ajoutez les produits à la transaction :
Vous pouvez trouver des instructions détaillées pour ajouter des produits dans cet article.
Notes - Conditions générales de vente - Fichiers joints
Vous pouvez ensuite ajouter des notes pour vos clients, mettre à jour les conditions générales de vente, ajouter des notes internes pour vous et votre équipe. Vous pouvez aussi joindre des fichiers pour référence ultérieure.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de créer la facture.
Workflow de vente et mise à jour du stock
Si vous créez directement une facture sans passer par un bon de commande ou un bon de livraison, votre stock réel et disponible diminuera dès l'enregistrement de la facture. Même chose si la facture est créée à partir d'un devis.
Si vous créez la facture à partir d'un bon de commande ou d'un bon de livraison, votre stock disponible sera mis à jour par le bon de commande et le stock réel sera mis à jour par le bon de livraison. Dans ce cas, la facture ne mettra pas les stocks à jour.
Pour plus d'informations sur le workflow des ventes et la mise à jour de l'inventaire, veuillez vous référer à cet article : workflow des ventes.
PDF et e-mail
Une fois que vous avez enregistré le devis, vous pouvez générer un document PDF en cliquant sur PDF :
Vous pouvez ensuite l'envoyer par email directement depuis erplain en cliquant sur le bouton Action puis 'Envoyer par email' :
Vous pouvez créer des modèles (templates) d'e-mails pour éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque fois. Vous pouvez trouver plus d'informations sur cette page : Templates d'e-mails.
Vous pouvez modifier vos paramètres PDF dans le menu Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Paramètres PDF. Plus d'informations dans cet article : Paramètres PDF.
Le statut d’une facture
Le statut d'un devis peut être "Non payée", "Partiellement payée", "Payée", "Brouillon" ou "Annulée". Après sa création, le statut est "Non payée". Lorsque vous recevez et entrez les paiements des clients, le statut sera mis à jour.
Pour nos clients domiciliés en France, si la facture est en mode "Brouillon", elle est encore modifiable. Une fois finalisée, elle ne sera plus modifiable.
Gestion des paiements
Lorsque vous recevez un paiement, allez dans la facture correspondante et cliquez sur "Ajouter un paiement". Saisissez le montant payé, la méthode de paiement et ajoutez des notes (optionnel). Une fois que tous les paiements reçus correspondent au total de la facture, le statut de la facture changera automatiquement sur "Payée". Sinon, le statut affichera "Partiellement payée".
Important : Si la facture a été créée à partir d'un bon de commande ou d'un bon de livraison, et si la commande a été terminée manuellement, il ne sera pas possible d'ajouter de nouveaux paiements. Vous pouvez réactiver les commandes clients si nécessaire.
Pour ajouter une méthode de paiement, inscrivez la nouvelle méthode et appuyez sur la touche entrée ou cliquez sur le texte souligné :
Retours produit, avoirs et remboursements
Vous pouvez créer un retour produit directement à partir d'une facture. De là, vous pourrez ensuite générer un avoir (note de crédit) ou un remboursement.
Note: Pour les clients domiciliés en France, annuler une facture entraine la création d'un avoir du montant de la facture annulée.
Plus d'informations sur les retours, avoirs (ou notes de crédit) et remboursements dans cet article: Retours produits, avoirs et remboursements.
Échéance et délais de paiement
erplain calcule la date d'échéance de la facture en fonction des délais de paiement du client ou en fonction de vos préférences par défaut dans les Paramètres de l'entreprise (s'il n'y a pas de délais dans le profile du client).
Si la facture est créée à partir d'un bon de commande, la date d'échéance est calculée depuis la date de livraison du bon de commande.
Si la facture est créée à partir d'un bon de livraison, la date d'échéance est calculée depuis la date de livraison du bon de livraison.
Acomptes
Il est possible de créer un acompte à partir d'un devis ou d'un bon de commande. Vous trouverez plus d'information sur les acomptes dans cette page : Acomptes.
Dupliquer une facture
Vous pouvez dupliquer une facture si vous souhaitez en créer une identique. Ouvrez simplement la facture à copier puis cliquez sur "Dupliquer" :
Annuler une facture
Parce que l'erreur est humaine, Il est possible d'annuler une facture.
Pour les clients domiciliés en France, annuler une facture entrainera automatiquement la création d'un avoir correspondant du même montant que la facture.
Mode Brouillon
Nous avons créé un mode Brouillon que vous pouvez activer dans le menu Paramètres > Paramètres de l'entreprise. Ce mode brouillon est activé pour les entreprises domiciliées en France, il n'est pas possible de le désactiver pour être conforme a la réglementation.
Une fois activé, ce mode brouillon vous permet de créer des factures que vous pouvez modifier ou supprimer jusqu'à ce que vous finalisiez la facture. Pour ce faire, il faut ouvrir la facture et cliquer sur "Créer la facture définitive" :
Changer des numéros de factures
Pour nos clients domiciliés en France, afin d'adhérer à la réglementation fiscale Française, il n'est pas possible de changer les numéros de facture et une fois la facture finalisée, il n'est plus possible de la modifier ou de la supprimer.
Exception pour la première facture, afin de pouvoir prendre la suite de votre ancien système de facturation, il est possible de choisir le numéro de la première facture. Dans la première facture créée dans erplain, vous trouverez le bouton suivant :
Ce bouton n'apparait pas dans les factures "brouillons" (Exemple #D1, #D2). Dès lors, il n'est pas possible de mettre à jour le numéro de votre première facture tant que celle-ci n'est pas définitive. Afin de créer une facture définitive, veuillez d'abord cliquer sur "créer la facture définitive" (voir paragraphe précédent).
Factures Proforma
Les factures non finalisées (brouillon) ou les bons de commande peuvent servir de Facture Proforma.