Dans cette section, vous retrouverez toutes les informations utiles afin d'importer vos nouveaux fournisseurs via le fichier d'import fournisseur.
TABLE DES MATIÈRES
- Prérequis
- Astuces pour nouveaux utilisateurs
- Télécharger le modèle
- Ouvrir le modèle (pour les fichiers CSV uniquement)
- Comprendre la logique du modèle
- Importer mon fichier dans erplain
- Les messages d'erreur
Prérequis
Les taxes, niveaux de prix et devises ne sont pas créés au moment de l’import. Nous vous invitons à créer/modifier vos taxes, vos devises et vos niveaux de prix au préalable dans erplain.
Pour rappel, l'association d'un niveau de prix à votre fournisseur implique la création d'un niveau de prix "pour les achats" et pas "pour les ventes".
Dans un second temps, vous pourrez renseigner votre fichier avec les noms de taxe, les niveaux de prix et des devises existant(e)s.
Astuces pour nouveaux utilisateurs
Pour votre premier import de fournisseurs nous vous conseillons de créer quelques fournisseurs manuellement au préalable. Créer un fournisseur manuellement est facile et intuitif. Cette première étape vous permettra de vous familiariser avec les champs à remplir dans erplain, que vous retrouverez en noms de colonne dans notre fichier modèle.
Notes: Faire des erreurs de saisie lors de son premier import est une chose assez fréquente.
Pour votre première fois, nous vous suggérons de commencer par un import simple à corriger, avec trois fournisseurs maximum. Ainsi, si vous faites des erreurs, votre fichier sera bien plus simple à corriger.
Télécharger le modèle
Importer de nouveaux fournisseurs se fait directement depuis le Menu Paramètres > Importer des données, grâce au fichier "import-fournisseur-modèle" disponible au format CSV et EXCEL via les liens.
Depuis Paramètres > Importer des données, sélectionnez “Fournisseurs” puis cliquer sur “CSV” ou "EXCEL".
Ouvrir le modèle (pour les fichiers CSV uniquement)
(Si vous choisissez d'utiliser le modèle au format XLSX, vous pouvez sauter cette étape)
Une fois le téléchargement terminé, ouvrir le fichier "import-fournisseur-modèle.csv" avec Google Sheets. Pour savoir comment ouvrir et enregistrer un fichier Google Sheets nous vous invitons à suivre cette vidéo:
Attention: Excel, Numbers ainsi qu’une grande majorité de tableurs ne gèrent pas le format .csv conformément aux standards et risquent de corrompre votre fichier. Nous vous invitons à employer systématiquement Google Sheets pour vos imports.
Comprendre la logique du modèle
Le fichier "import-fournisseur-modèle" est un modèle de fichier destiné à l’import de vos nouveaux fournisseurs. Il est à la fois votre exemple, puis une fois personnalisé, votre document final. Son format n’est pas modifiable.
La logique de ce document repose sur quattre éléments :
Les fournisseurs : Chaque fournisseur est représenté sur une même ligne et possède son propre identifiant (ID Fournisseur) et un Nom unique.
Si vous avez créé des fournisseurs manuellement avant l'import, assurez vous d'utiliser des identifiants (ID Fournisseur) et des noms différents pour chaque fournisseur.
Taxes : Dans la colonne "Taxe", la mention "TVA" est le nom de la taxe, à ne pas confondre avec l'abréviation de la taxe.
Niveaux de prix : Pour rappel, assigner un niveau de prix à un fournisseur nécessite d'utiliser un niveau de prix "pour les achats" et non "pour les ventes". Afin de vous simplifier la tâche, un niveau de prix pour les achats "Prix d'achat" est créé par défaut.
Pays : Veillez à utiliser uniquement des codes pays ISO composés de deux lettres comme UK, US, IT, FR
Importer mon fichier dans erplain
Une fois le fichier modifié puis enregistré, vous pouvez le réimporter dans erplain depuis le Menu Paramètres > Importer des données > Choisir le fichier > Importer les fournisseurs
Attention : Une fois le fichier choisi, veillez à bien cliquer sur "Importer les fournisseurs" et non "Mettre à jour les fournisseurs".
Les messages d'erreur
Lorsque une erreur est repérée dans le fichier, erplain bloque l’import et affiche un message d’erreur, vous indiquant l’erreur à corriger.
Exemple avec un identifiant fournisseur déjà utilisés dans la colonne "ID Fournisseur" :
Pour plus d'information sur l'import de vos produits, clients et fournisseurs dans erplain, veuillez cliquez ici.