Factures

Le workflow de vente est très flexible sur erplain. Vous pouvez commencer le processus de vente en créant l'un des documents suivants :

  1. Devis (ou estimation)
  2. Bons de commande
  3. Factures

Pour plus d'informations, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de ventes.


  • Vous pouvez créer une facture à partir d'un devis, d'un bon de commande, d'un bon de livraison ou directement en allant dans le menu "Ventes" > "Factures" :


  • Cliquez ensuite sur "Créer Facture" et suivez les instructions sur le côté gauche du formulaire. Nous vous conseillons de toujours commencer par sélectionner le client car erplain remplira automatiquement les valeurs par défaut pour ce client (niveau de prix, adresse, devise, etc.)



  • Vous pouvez ensuite ajouter des notes pour le client, mettre à jour les conditions générales de vente, insérer des notes internes pour vous et votre équipe ou encore joindre des fichiers pour référence ultérieure.


  • Enregistrez

PDF et e-mail

  • Une fois le devis enregistré, vous pouvez générer un document PDF en cliquant sur PDF :


  • Vous pouvez également l'envoyer par e-mail directement depuis erplain en cliquant sur "Envoyer par e-mail" :


Pour modifier les informations qui seront inclues dans vos PDF, naviguez dans le menu "Paramètres" > "Paramètres de l’entreprise" > "Réglages PDF". Plus d'informations dans l'article sur les réglages PDF.


Le statut d’une facture

Le statut d'un devis peut être "Non payée", "Partiellement payée", "Payée" ou "Annulée". Après sa création, le statut est "Non payée". Lorsque vous recevez et entrez les paiements des clients, le statut sera mis à jour.


Gestion des paiements

Lorsque vous recevez un paiement, allez dans la facture correspondante et cliquez sur "Ajouter un paiement". Saisissez le montant payé, la méthode de paiement et ajoutez des notes (optionnel). Une fois que tous les paiements reçus correspondent au total de la facture, le statut de la facture changera automatiquement sur "Payée". Sinon, le statut affichera "Partiellement payée".



Pour ajouter une méthode de paiement, inscrivez la nouvelle méthode et appuyez sur la touche entrée ou cliquez sur le texte souligné :


L’état des stocks

La création d'une facture ne change pas toujours vos stocks:

  • Si vous créez la facture à partir d'un bon de commande, votre stock sera mis à jour seulement avec les bons de livraison et non les factures.
  • Si vous créez directement une facture sans passer par un bon de commande, votre stock réel diminuera. 

Pour plus d'informations sur la mise à jour du stock lors des ventes, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de ventes.


Retours produit, avoirs et remboursements

Vous pouvez créer un retour produit directement à partir d'une facture. De là, vous pourrez ensuite générer un avoir (note de crédit) ou un remboursement. 

Note: Annuler une facture entraine la création d'un avoir du montant de la facture annulée.

Plus d'informations sur les retours, avoirs (ou notes de crédit) et remboursements dans cet article.


Échéance et délais de paiement

erplain calcule la date d'échéance de la facture en fonction des délais de paiement du client ou en fonction de vos préférences par défaut dans les Paramètres de l'entreprise (s'il n'y a pas de délais dans le profile du client).

Si la facture est créée à partir d'un bon de commande, la date d'échéance est calculée depuis la date de livraison du bon de commande.

Si la facture est créée à partir d'un bon de livraison, la date d'échéance est calculée depuis la date de livraison du bon de livraison.


Acomptes

Pour recevoir un acompte pour une commande, vous devez d'abord créer le bon de commande puis créer une facture à partir du bon de commande.

Dans la facture, saisissez des quantités partielles: 1 au lieu de 15 par exemple. La prochaine fois que vous cliquerez sur "Créer une facture" à partir du bon de commande, les quantités restantes seront affichées. Vous pouvez ensuite créer vos bons de livraison lorsque vous expédiez ou livrez les produits à votre client.


Dupliquer une facture

Vous pouvez dupliquer une facture si vous souhaitez en créer une identique. Ouvrez simplement la facture à copier puis cliquez sur "Dupliquer" :

Bouton dupliquer


Annuler une facture

Parce que l'erreur est humaine, Il est tout à fait possible d'annuler une facture.

Annuler une facture entrainera automatiquement la création d'un avoir correspondant du même montant que la facture.





Réglementation fiscale Française

Note importante pour nos clients dont l'entreprise est basée en France.

Afin d'adhérer à la réglementation fiscale Française, il n'est pas possible de changer les numéros de facture et une fois la facture finalisée, il n'est plus possible de la modifier ou de la supprimer.


Mode Brouillon

Nous avons créé un mode Brouillon que vous pouvez activer dans le menu Paramètres > Paramètres de l'entreprise. Ce mode brouillon est activé pour les entreprises domiciliées en France, il n'est pas possible de le désactiver pour être conforme a la réglementation.


Une fois activé, ce mode brouillon vous permet de créer des factures que vous pouvez modifier ou supprimer jusqu'à ce que vous finalisiez la facture. Pour ce faire, il faut ouvrir la facture et cliquer sur "Créer la facture définitive" :



Changer des numéros de factures

Il est possible de choisir la numérotation de la première facture. erplain générera le prochain numéro en utilisant le même format. Par exemple :

FAC00012

FAC00013

...


Dans la première facture créée dans erplain, vous trouverez le bouton suivant :



Attention: Pour les clients français, ce bouton n'apparait pas dans les factures "brouillons" (Exemple #D1, #D2). Dès lors, il n'est pas possible de mettre à jour le numéro de votre première facture tant que celle-ci n'est pas définitive. Afin de créer une facture définitive, veuillez d'abord cliquer sur "créer la facture définitive" (voir paragraphe précédent).

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